Dokumentaatio, jota haluat oikeasti lukea.

Uusi työtila alkaa tavallisesti yhdestä käyttäjästä, yhdestä organisaatioprofiilista ja kolmesta aktiivisesta hakemuksesta. Ensimmäisen tunnin tarkoitus on olla yksinkertainen: varmista organisaation tiedot, valitse paketti, lisää jo työn alla olevat haut ja tuo mukaan se henkilö, jolla on budjetti- tai raportointikonteksti.

Nordbrief on rakennettu niin, että ensimmäinen hyöty syntyy ennen kuin yksikään integraatio on kytketty. Hakemukset voi lisätä käsin ja kirjoittamisen aloittaa heti. PRH-, kirjanpito-, pankkiaineisto- ja SSO-integraatiot arvioidaan vasta kun niille on oikea tarve. Työkalun kuuluu tulla hyödylliseksi vaiheittain, ei vasta viikon asennuksen jälkeen.

Ydintietomalli on tarkoituksella pieni: organisaatio, työtila, hakemus, luonnos, kirjanpitorivi ja raportti. Organisaatio omistaa pitkäkestoisen muistin kuten äänen, hallinnon muistiinpanot, aiemmat hakemukset ja pysyvät toimintatiedot. Työtila on aktiivinen operatiivinen pinta ihmisille, jotka tekevät työn juuri nyt.

Hakemus on selkäranka, johon kirjoittaminen, määräajat, raportointi ja raha kytkeytyvät. Luonnokset riippuvat hakemuksesta; kirjanpitorivit voidaan linkittää samaan hakemukseen tai raporttiin; raportit ovat tilannekuvia eivätkä erillisiä totuusjärjestelmiä. Tarkoitus on välttää saman tiedon kopioituminen Wordiin, taulukoihin ja raporttiportaaleihin.

Kirjoittaja on kaksipalstainen editoriaalinen pinta. Vasemmalla on varsinainen luonnos, oikealla järjestön muisti, arviointikriteerit, aiempi konteksti ja seuraavat tehtävät. AI-avustus on tarkoituksella rajattu: se laajentaa, arvioi, lisää lähteitä ja tiivistää, mutta jokainen AI-avusteinen kappale merkitään provenanssilla sen sijaan että se sulautuisi huomaamatta tekstiin.

Työtapa on editoriaalinen eikä chat-pohjainen. Pysyt asiakirjassa, muokkaat virkkeittäin ja kohtelet avustusta lisättävänä materiaalina, joka tarvitsee edelleen harkintaa. Siksi Kirjoittaja painottaa jatkuvuutta, sävyä ja jäljitettävyyttä enemmän kuin näyttäviä kertaluonteisia generointeja.

Rahoittajakirjasto on rakennettu suomalaisen ja pohjoismaisen hakemustyön ympärille: määräajat, rahoitusmuodot, painotukset, kieli ja raportointiodotukset. Rahoittaja ei ole vain nimi ja linkki, vaan tiivis muisti siitä miten kyseinen taho tyypillisesti lukee, päättää ja kysyy jatkokysymyksiä.

Fokuksen osuma ei ole musta laatikko, joka teeskentelee varmuutta. Se on näkyvä signaali, joka muodostuu organisaatioprofiilista, viimeaikaisesta hakemushistoriasta ja rahoittajan julkaistusta painotuksesta. Puuttuvat rahoittajat pitää voida lisätä ilman, että ne jäävät tilapäisiksi poikkeuksiksi.

Seuranta alkaa samasta todellisuudesta, jossa järjestöt jo elävät: kirjanpitovienneistä, pankkien CSV-tiedostoista, kuiteista ja kategoriapäätöksistä. Nordbrief ei yritä korvata varsinaista kirjanpitoa, vaan rakentaa raportointiin kytkeytyvän kerroksen, joka sitoo rahaliikkeen takaisin hakemukseen ja sitä tukevaan kertomukseen.

Täsmäytyksen tila on tärkeä, koska raportointi ja budjetin tarkistaminen eivät käytännössä ole eri töitä. Auki oleva rivi kuuluu näkyä avoimena myös raportin valmistelussa. Lähdemateriaaliin täsmättyä riviä ei taas pitäisi joutua selittämään alusta joka kerta, kun rahoittaja pyytää välipäivitystä.

Raportit syntyvät samasta operatiivisesta aineistosta eivätkä vasta hankkeen lopussa erillisenä uudelleenkirjoituksena. Kertovat osiot nojaavat luonnokseen ja järjestön muistiin; talousosiot nojaavat täsmäytettyihin kategorioihin ja raporttimuistiinpanoihin. Tavoite ei ole virheetön automaatti, vaan eheä ensimmäinen versio, jossa on vähemmän copy-paste-virheitä.

Eri rahoittajat pyytävät samoja ydinkysymyksiä eri pohjissa: STEA, kaupungit, säätiöt ja EU-ohjelmat vaihtavat muotoa, eivät peruslogiikkaa. Nordbrief pitää yhteisen lähdetiedon vakaana ja sovittaa ulostulon pohjaan, sen sijaan että tiimi ylläpitäisi erillisiä raportointimaailmoja.

Järjestön muisti on paikka äänelle, hallinnolle, toistuville faktoille ja aiemmalle hakemustiedolle. Se on kerros, joka tavallisesti katoaa, kun projektityöntekijä lähtee tai hallitus vaihtuu eikä kukaan halua avata viiden vuoden kansiorakennetta vain muistaakseen, miten jokin asia ennen sanottiin.

Tavoite ei ole arkistollinen täydellisyys vaan operatiivinen uudelleenkäyttö: lauseet, joiden takana järjestö seisoo, luvut joita siteerataan toistuvasti, hallituksen linjaukset jotka vaikuttavat tuleviin hakemuksiin, ja aiemmat rahoitushaut jotka muovaavat tämän päivän asemoitumista. Muisti on hyödyllistä vain, jos se nousee esiin kirjoittamisen hetkellä.

Paketit pidetään tarkoituksella yksinkertaisina: valitse organisaation kokoon sopiva taso ja lisää paikkoja, kun työryhmä kasvaa. Paikkamuutosten pitää näkyä heti Asetuksissa, siirtyä seuraavalle laskulle oikein eikä vaatia tukipyyntöä vain tavallisen työkauden vaihtelun takia.

Laskutus ja juridiikka pysyvät lähellä tuotetta. DPA-hyväksyntä, datan vienti, paketin vaihto, laskuhistoria ja irtisanominen ovat tuotetason asioita, koska pieniltä organisaatioilta ei pitäisi vaatia erillistä hankintaprosessia tavallisen ohjelmiston hallintaan.